Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Botdesk ("Botdesk", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een demo aanvraagt of gebruikmaakt van onze diensten (zoals AI-customer bots via website, WhatsApp of Meta, procesautomatisering en maatwerk GPT-oplossingen).

1. Wie is verantwoordelijk?

Heb je vragen? Mail ons via info@botdesk.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je onze website en diensten gebruikt, kunnen we de volgende categorieën verwerken:

A. Gegevens die je zelf aan ons geeft

• Naam, bedrijfsnaam, functie
• E-mailadres, telefoonnummer
• Inhoud van berichten (contactformulier, e-mail, chat, WhatsApp, social media)
• Eventuele bijlagen die je meestuurt

B. Gegevens die we automatisch ontvangen

• IP-adres (meestal geanonimiseerd waar mogelijk), apparaatgegevens, browserinformatie
• Loggegevens over gebruik van de website (pagina's, tijdstippen, verwijzende pagina)
• Cookie- en voorkeurgegevens (toestemming, taal, instellingen)

C. Gegevens binnen onze dienstverlening

Als wij een bot of automatisering voor jouw organisatie bouwen of beheren, kunnen we (als verwerker) gegevens verwerken die jij of je eindgebruikers via die oplossing aanleveren, bijvoorbeeld klantvragen, contactgegevens of afspraakdetails. Welke gegevens dat precies zijn, hangt af van de inrichting van jouw oplossing.

3. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Contact en communicatie: vragen beantwoorden, demo's plannen, support leveren
• Offertes en contractuitvoering: diensten leveren, facturatie, administratie
• Verbetering van onze website en diensten: analyses, foutopsporing, beveiliging
• Marketing en sales: nieuws, updates, retargeting (alleen waar toegestaan en met toestemming waar vereist)
• Beveiliging en misbruikpreventie: detectie van fraude, spam en aanvallen
• Wettelijke verplichtingen: boekhouding, fiscale bewaarplichten

4. Op welke grondslagen baseren we de verwerking?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van deze grondslagen (AVG/GDPR):

• Uitvoering van een overeenkomst (bijv. dienstverlening, support)
• Gerechtvaardigd belang (bijv. websitebeveiliging, beperkte B2B-marketing, verbetering dienstverlening)
• Toestemming (bijv. marketingcookies, opt-in nieuwsbrieven waar van toepassing)
• Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplicht)

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën. Via onze cookiebanner kun je je voorkeuren beheren. Meer informatie vind je in ons Cookiebeleid: Cookiebeleid.

6. Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is. Dit kan zijn met:

• Hosting en IT-leveranciers (website, e-mail, beveiliging, opslag)
• CRM- en supporttools (contactbeheer, tickets)
• Analytics- en advertentiepartners (alleen waar van toepassing en volgens jouw cookiekeuzes)
• Betaal- en administratieve partijen (facturatie, boekhouding)
• Communicatiekanalen (bijv. WhatsApp, Meta-platformen) wanneer jij daar contact opneemt of wanneer een oplossing via die kanalen draait

Wanneer we leveranciers inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten we verwerkersovereenkomsten en maken we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

7. Internationale doorgifte (buiten de EER)

Sommige leveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses (SCC's) of andere wettelijk erkende mechanismen.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, zoals toegangsbeheer, logging, encryptie waar passend en procedures voor incidentmanagement. Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we werken continu aan verbetering.

9. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is:

• Contactaanvragen: doorgaans tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat
• Klantgegevens en contracten: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang nodig voor claims of wettelijke verplichtingen
• Facturen en financiële administratie: volgens fiscale bewaarplicht (meestal 7 jaar in Nederland)
• Website logs: zo kort mogelijk, meestal enkele maanden, tenzij nodig voor beveiliging

10. Jouw rechten

Je hebt (onder voorwaarden) de volgende rechten:

• Inzage in je persoonsgegevens
• Rectificatie (correctie)
• Verwijdering
• Beperking van verwerking
• Bezwaar (met name tegen marketing op basis van gerechtvaardigd belang)
• Dataportabiliteit
• Intrekken van toestemming (voor verwerkingen op basis van toestemming)

Stuur je verzoek naar privacy@botdesk.nl. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

11. Klachten

Je kunt een klacht indienen bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Kinderen

Onze website en diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Denk je dat wij toch gegevens van een minderjarige hebben ontvangen? Neem contact op, dan verwijderen we dit.

13. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen in principe geen besluiten met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Als jouw oplossing AI-functionaliteit gebruikt (bijv. klantvragen automatisch beantwoorden), dan is dat bedoeld om te ondersteunen. Waar relevant kun je in jouw eigen klantflow extra informatie geven en alternatieven bieden (zoals contact met een medewerker).

14. Links van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Dit privacybeleid geldt niet voor die websites. Lees hun privacybeleid.

15. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website met de datum "Laatst bijgewerkt".