Algemene Voorwaarden

Versie: 10 januari 2026

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

  • Botdesk: de dienstverlener en eigenaar van de website en diensten onder de naam Botdesk (hierna: “Botdesk”), gevestigd in Nederland.
  • Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Botdesk een overeenkomst aangaat of daartoe in onderhandeling treedt.
  • Diensten: alle door Botdesk geleverde (AI-)diensten, waaronder AI customer bots, automatiseringen, integraties, (custom) GPT-oplossingen, consultancy, implementatie, onderhoud, support, training en bijbehorende werkzaamheden.
  • Overeenkomst: de afspraak tussen Botdesk en Klant betreffende de levering van Diensten.
  • Website: de website van Botdesk, inclusief subdomeinen en landingspagina’s.
  • Content: alle teksten, prompts, datasets, documenten, afbeeldingen, code en andere materialen die door Klant worden aangeleverd of gegenereerd binnen de Diensten.
  • Werkdagen: maandag tot en met vrijdag, exclusief Nederlandse feestdagen.

2. Identiteit van Botdesk

Botdesk (juridische entiteit): [Botdesk B.V./eenmanszaak]
Adres: [straat + nummer, postcode, plaats, land]
KvK: [nummer]
BTW: [nummer]
E-mail: [support@...]

3. Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, (pre)contractuele handelingen en Overeenkomsten van Botdesk.
  2. Afwijkingen gelden alleen als Botdesk deze schriftelijk bevestigt.
  3. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Botdesk schriftelijk anders bevestigt.
  4. Indien een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen in stand. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling met zoveel mogelijk dezelfde strekking.

4. Offertes en totstandkoming van de Overeenkomst

  1. Offertes en aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij expliciet anders vermeld.
  2. De Overeenkomst komt tot stand zodra Botdesk een opdracht schriftelijk bevestigt, of zodra Botdesk start met de uitvoering.
  3. Botdesk mag opdrachten weigeren, bijvoorbeeld bij strijd met wet- en regelgeving, (platform)voorwaarden of wanneer de opdracht onuitvoerbaar is.

5. Uitvoering van de Diensten

  1. Botdesk spant zich in om de Diensten zorgvuldig en professioneel uit te voeren (inspanningsverbintenis), tenzij schriftelijk een resultaat is overeengekomen.
  2. Botdesk mag derden inschakelen en werkzaamheden uitbesteden.
  3. Klant verstrekt tijdig alle informatie, toegang, accounts, API-sleutels en materialen die nodig zijn. Vertragingen door ontbrekende input komen voor rekening van Klant.

6. AI-specifieke bepalingen

  1. AI-output kan onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Klant blijft verantwoordelijk voor controle, interpretatie en gebruik van output en automations.
  2. Botdesk geeft geen garantie dat AI-systemen foutloos werken, geen “hallucinaties” produceren of altijd beschikbaar zijn.
  3. Klant zorgt ervoor dat Content en gebruik van de Diensten niet in strijd zijn met wetgeving, rechten van derden, of voorwaarden van platformen (zoals WhatsApp/Meta/Facebook/Instagram).
  4. Klant is verantwoordelijk voor prompts, configuraties, beslislogica en de gevolgen van automatische acties (zoals het verzenden van berichten, e-mails, het plannen van afspraken, het verwerken van data).
  5. Indien Klant de Diensten inzet richting eindgebruikers, zorgt Klant voor passende informatievoorziening, toestemming en naleving van privacywetgeving (zoals AVG), waaronder cookie- en trackingregels indien van toepassing.

7. Leveringstermijnen en acceptatie

  1. Termijnen zijn indicatief, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
  2. Klant accepteert een oplevering binnen [bijv. 10] Werkdagen na oplevering, tenzij Klant binnen die termijn schriftelijk gebreken meldt.
  3. Kleine afwijkingen die het gebruik niet wezenlijk belemmeren vormen geen reden tot afkeuring.

8. Prijzen en tarieven

  1. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij anders vermeld.
  2. Botdesk mag prijzen aanpassen bij gewijzigde kosten (zoals platform-, hosting-, licentie- of API-kosten). Bij abonnementen geldt een aankondigingstermijn van [bijv. 30] dagen, tenzij onmiddellijke aanpassing noodzakelijk is door derden.
  3. Extra werkzaamheden buiten scope worden uitgevoerd op nacalculatie of tegen afgesproken uurtarief.

9. Facturatie en betaling

  1. Betalingstermijn is [14/30] dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
  2. Bij niet tijdige betaling is Klant van rechtswege in verzuim en is wettelijke (handels)rente verschuldigd, plus buitengerechtelijke incassokosten.
  3. Botdesk mag (gedeeltelijk) vooruitbetaling verlangen en Diensten opschorten bij betalingsachterstand.

10. Abonnementen, looptijd en opzegging

  1. Indien Klant een abonnement afneemt, geldt een looptijd van [maandelijks/jaarlijks] met automatische verlenging, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
  2. Opzegging kan tegen het einde van de lopende termijn met een opzegtermijn van [bijv. 30] dagen.
  3. Botdesk mag abonnementen en tarieven wijzigen met aankondiging. Als een wijziging wezenlijk nadelig is, mag Klant opzeggen per ingangsdatum van de wijziging.

11. Onderhoud, support en beschikbaarheid

  1. Botdesk kan onderhoud uitvoeren waardoor Diensten tijdelijk beperkt beschikbaar zijn. Waar mogelijk kondigt Botdesk gepland onderhoud vooraf aan.
  2. Service levels gelden alleen als deze schriftelijk als SLA zijn overeengekomen.
  3. Storingen bij derden (cloudproviders, platformen, telecom, API’s) vallen buiten de verantwoordelijkheid van Botdesk.

12. Intellectuele eigendom

  1. Alle intellectuele eigendomsrechten op door Botdesk ontwikkelde software, configuraties, koppelingen, templates, documentatie, ontwerpen, teksten en werkwijzen blijven bij Botdesk, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
  2. Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst, uitsluitend voor eigen gebruik.
  3. Klant garandeert dat aangeleverde Content geen inbreuk maakt op rechten van derden en vrijwaart Botdesk voor aanspraken van derden.

13. Vertrouwelijkheid

  1. Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst.
  2. Deze verplichting blijft ook na beëindiging bestaan.

14. Privacy en gegevensverwerking

  1. Botdesk verwerkt persoonsgegevens conform haar privacyverklaring en toepasselijke wetgeving.
  2. Indien Botdesk als verwerker optreedt, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst (DPA) of maken afspraken die minimaal gelijkwaardig zijn.
  3. Klant garandeert dat zij bevoegd is persoonsgegevens te delen en dat zij voldoet aan informatie- en toestemmingsverplichtingen richting betrokkenen.

15. Aansprakelijkheid

  1. Botdesk is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid, of voor zover dwingend recht anders bepaalt.
  2. Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in de 3 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door Klant is betaald voor de betreffende Diensten, met een maximum van [bijv. € 10.000] per gebeurtenis.
  3. Botdesk is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van data, of schade door onjuiste AI-output.
  4. Klant is verantwoordelijk voor back-ups, herstelpunten en veilige opslag van data, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

16. Overmacht

  1. Botdesk is niet gehouden tot nakoming bij overmacht, waaronder storingen bij internet, cloudproviders, platformen, stroom, (cyber)incidenten, ziekte, maatregelen van overheid, of uitval van toeleveranciers.
  2. Duurt overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplichtigheid.

17. Klachten

  1. Klachten moeten binnen 14 dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld, met duidelijke omschrijving.
  2. Een klacht schort betalingsverplichtingen niet op.
  3. Botdesk krijgt een redelijke termijn om het probleem te onderzoeken en waar mogelijk op te lossen.

18. Beëindiging en opschorting

  1. Botdesk mag de Overeenkomst opschorten of beëindigen bij wanprestatie van Klant, misbruik, illegale activiteiten, of herhaalde betalingsachterstand.
  2. Bij beëindiging blijven bepalingen die naar hun aard doorlopen van kracht (zoals aansprakelijkheid, IE, vertrouwelijkheid).

19. Overdracht

Klant mag rechten en verplichtingen niet overdragen zonder schriftelijke toestemming. Botdesk mag de Overeenkomst overdragen aan een groepsmaatschappij of opvolger.

20. Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op alle rechtsverhoudingen is Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Botdesk is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

21. Wijzigingen

Botdesk mag deze voorwaarden wijzigen. De nieuwste versie wordt op de Website gepubliceerd en geldt vanaf publicatie of een aangekondigde ingangsdatum.